La función de Cumplimiento tiene las siguientes responsabilidades:
- Realizar revisiones internas periódicas para garantizar que los requisitos organizacionales de la Compañía sean adecuados, eficaces, exhaustivos y proporcionales a los servicios y actividades que lleva a cabo.
- Tomar las medidas correctivas necesarias cuando se identifiquen deficiencias en los requisitos organizativos de la Empresa.
- Asesorar y ayudar a los empleados que prestan servicios y realizan actividades a cumplir las obligaciones de la Compañía derivadas de la legislación y las Directivas.
- Garantizar que el Reglamento Interno de la Empresa esté disponible en formato electrónico para que todos los empleados puedan consultarlo y fomentar que lo vuelvan a leer al menos dos veces al año.
- Garantizar que la Compañía cumpla rigurosamente las disposiciones del Reglamento Interno. Tras cualquier cambio significativo en la legislación o en la organización interna, se distribuirá una versión actualizada del Manual del Reglamento a los empleados, dentro de un plazo razonable, para que la lean y conozcan cualquier modificación. Los nuevos empleados deberán leer este Reglamento al incorporarse al equipo. Se mantiene un registro de todos los empleados, incluidos los de la sucursal, que han leído y comprendido el Reglamento Interno.
- Brindar asesoramiento e información a los empleados en relación con sus responsabilidades y obligaciones.
- Elaborar anualmente un informe de cumplimiento por escrito sobre el estado de las medidas de cumplimiento de la Compañía, así como sobre las medidas correctivas adoptadas para abordar cualquier deficiencia. Este informe debe presentarse al Oficial de Cumplimiento AML y a la Junta Directiva.
El Oficial de Cumplimiento AML cuenta con las siguientes facultades:
- El Oficial de Cumplimiento en materia de AML tendrá plena autoridad para tomar la decisión final sobre la elegibilidad de un posible titular para abrir una cuenta, así como para determinar la legitimidad de cualquier transacción y retener su ejecución si considera que es necesario.
- El Oficial de Cumplimiento AML tendrá plena autoridad para informar a las autoridades sobre cualquier comportamiento sospechoso o indebido, con o sin la aprobación de la alta dirección.
Funciones del Oficial de Cumplimiento de AML:
- Supervisión de las actividades de la empresa
El Oficial de Cumplimiento AML deberá supervisar continuamente las actividades de la Firma y de sus clientes para detectar indicios de lavado de dinero. Para ello, revisará los registros de operaciones, los estados de cuenta, los informes de excepciones u otros informes y documentos en busca de indicios de actividad sospechosa.
El Oficial de Cumplimiento en materia de prevención del lavado de dinero será responsable de cooperar en todas las investigaciones regulatorias sobre lavado de dinero y de proporcionar toda la documentación y la información solicitadas por las organizaciones federales, estatales y autorreguladoras.
Recibir informes de actividad sospechosa
El Responsable de Cumplimiento AML recibirá todos los informes del personal sobre actividades sospechosas o presuntas infracciones del Programa AML. El Responsable de Cumplimiento AML mantendrá la confidencialidad de todos esos informes, ya sean presentados por supervisores de departamento o directamente por cualquier empleado.
El Responsable de Cumplimiento AML deberá investigar exhaustivamente cada caso de conducta sospechosa que se haya reportado. El proceso de investigación, los datos recopilados como resultado de esta y la decisión final del Responsable de Cumplimiento AML deberán quedar documentados.
La Compañía adoptará todas las medidas razonables para garantizar que las cuentas no se utilicen para mantener activos obtenidos como resultado de actividades delictivas, facilitar la comisión de dichas actividades ni para ningún propósito contrario a la Ley de Prevención del Lavado de Dinero y sus Reglamentos. Para minimizar el riesgo de lavado de dinero, la Compañía no aceptará depósitos en efectivo.
2.2.1 Implementación de un enfoque basado en el riesgo
La Compañía aplicará medidas y procedimientos apropiados con un enfoque basado en el riesgo, y concentrará sus esfuerzos en las áreas donde el riesgo de lavado de dinero & financiamiento del terrorismo parezca ser mayor. Un enfoque basado en el riesgo deberá:
(a) Reconocer que el riesgo de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo varía según los clientes, los países, los servicios y los instrumentos financieros;
(b) Permitir que el consejo de administración diferencie entre los clientes de la Compañía de acuerdo con el riesgo de sus respectivas actividades comerciales;
(c) Permitir que el consejo de administración aplique su propio enfoque al formular políticas, procedimientos y controles en respuesta a circunstancias y características particulares;
(d) Ayudar a crear un sistema más rentable en términos de costos; y
(e) Promover la priorización de los esfuerzos y las acciones de la Compañía en respuesta a la probabilidad de que se produzca lavado de dinero o financiamiento del terrorismo mediante el uso de los servicios proporcionados.
2.2.2 Obligación de establecer relaciones comerciales
La Compañía no podrá realizar una transacción ocasional ni establecer una relación comercial en el curso de sus actividades financieras pertinentes, salvo que:
(i) cuenta con procedimientos contra el lavado de dinero establecidos, lo que significa:
- procedimientos de identificación
- procedimientos de mantenimiento de registros; y supervisión;
- reconocer transacciones sospechosas;
- procedimientos internos de presentación de informes y otros procedimientos de control interno y comunicación que puedan ser adecuados para prevenir y evitar el lavado de dinero.
(ii) informa a sus empleados sobre sus obligaciones legales y los procedimientos de la Compañía; y
(iii) mantiene procedimientos de capacitación.
A estos efectos, una transacción ocasional es una transacción que no se lleva a cabo en el marco de una relación comercial establecida.
La Compañía no realizará operaciones con personas que utilicen nombres o direcciones evidentemente ficticios, ni mantendrá cuentas anónimas.
Solicitud de los medios: toda solicitud de declaraciones o información por parte de los medios u otra fuente debe remitirse al MLRO para su gestión.
2.2.3 Procedimientos de identificación
La Compañía deberá asegurarse, tan pronto como sea razonablemente posible después del primer contacto y, en todo caso, antes de transferir o pagar fondos a un tercero, de que se presente evidencia satisfactoria o se adopten otras medidas que permitan obtener evidencia satisfactoria de la identidad de cualquier cliente o contraparte (un «solicitante»). Si parece que un cliente actúa en nombre de otra persona, las obligaciones de identificación también incluyen obtener evidencia suficiente de la identidad de esa tercera persona. Si no se presenta evidencia satisfactoria, la empresa no continuará realizando ninguna otra operación y pondrá fin a cualquier acuerdo alcanzado con el cliente. Si se tiene conocimiento o sospecha de lavado de dinero, se informará sin demora al MLRO, de conformidad con estos procedimientos.
Métodos de identificación
La Compañía se asegurará de tratar con una persona física o una entidad legal y de obtener pruebas suficientes para establecer que el solicitante es esa persona u organización. Si se recurre a un tercero para identificar o confirmar la identidad de un solicitante, la responsabilidad legal última de garantizar que los procedimientos y las pruebas obtenidas sean satisfactorios recae en la Compañía.
Dado que no se puede garantizar plenamente que una única forma de identificación sea auténtica o represente correctamente la identidad de una persona, el proceso de identificación debe basarse en varias fuentes. Por lo tanto, no se debe utilizar un solo documento ni una única fuente de datos para verificar tanto el nombre como la dirección permanente, salvo que se trate de una base de datos creada a partir de diversas fuentes de datos confiables.
La Empresa adoptará todas las medidas exigidas por la legislación y la normativa aplicables en materia de prevención del blanqueo de capitales para establecer la identidad de sus clientes y beneficiarios finales. Sin excepción, todo posible nuevo cliente deberá ser presentado por un cliente actual o mantener una relación previa con la Empresa.
A continuación, se presentan ejemplos de documentos probatorios adecuados. Debe asegurarse de que los documentos presentados sean originales o copias fieles certificadas por un abogado, un notario público o un intermediario financiero autorizado. Todos los documentos deben proceder de una fuente confiable y ser difíciles de modificar u obtener de forma ilegal. Las fotocopias de todos los documentos de identificación deben realizarse en las instalaciones de la Empresa y/o ante un director ejecutivo, el responsable de cumplimiento en materia de lavado de dinero (MLRO) y/o la persona designada por la Empresa.
Debida diligencia
Es esencial recopilar y registrar información que abarque las siguientes categorías:
- origen de los fondos;
- origen del patrimonio (descripción de la actividad económica que generó el patrimonio neto)Patrimonio neto estimado;
- referencias u otra documentación que respalden la información sobre la reputación, cuando estén disponibles;
- finalidad de la cuenta y naturaleza de la relación comercial.
Clientes individuales
La identidad se acreditará a satisfacción de la Compañía mediante documentos oficiales de identidad u otras pruebas que puedan ser pertinentes según las circunstancias, incluidos, entre otros: nombre completo; fecha y lugar de nacimiento; nacionalidad; estado civil; nombre del cónyuge, si está casado; nombres de los padres; dirección completa, incluido el número de teléfono y el código de ciudad; teléfono y correo electrónico; firma; ocupación; información sobre los ingresos y la situación financiera de la persona. Los documentos de identidad deben estar vigentes al momento de la apertura.
- Se debe recopilar y copiar una prueba de identidad del solicitante en forma de:
- Documento con fotografía: pasaporte o documento nacional de identidad;
- número de registro fiscal;
- Comprobante de domicilio.
La Empresa también debe obtener documentación independiente que acredite el domicilio residencial permanente del solicitante. Esta debe proceder de la mejor fuente disponible. Se recomienda seguir uno o varios de los siguientes pasos para confirmar los domicilios:
No se aceptan como único medio de identificación los documentos que no incluyan una fotografía o una firma y que sean fáciles de obtener (por ejemplo, un certificado de nacimiento o una licencia de conducir).
Clientes corporativos
Si la empresa solicitante cotiza en una bolsa de valores reconocida o aprobada, o si existen pruebas independientes de que es una subsidiaria de propiedad total o está bajo el control de una empresa de ese tipo, por lo general no será necesario tomar medidas adicionales para verificar su identidad más allá de las comprobaciones comerciales habituales y la debida diligencia.
Cuando el solicitante sea una sociedad no cotizada y ninguno de sus directores principales o accionistas tenga ya una cuenta con nosotros, se obtendrán los siguientes documentos de una fuente oficial o independiente reconocida:
- una copia del certificado de constitución o del certificado comercial, o su equivalente; comprobante del domicilio social registrado de la empresa; lista de accionistas y directores; certificado de vigencia;
- un mandato de la empresa debidamente autorizado para establecer la relación comercial;
- extracto del Registro Mercantil, o documento equivalente, que acredite la inscripción de actos corporativos y sus modificaciones;
- nombres y direcciones de al menos dos firmantes autorizados y directores de la entidad corporativa;
- nombres y direcciones de los beneficiarios finales de la entidad corporativa;
- Memorando y artículos de constitución, o documentos equivalentes, debidamente inscritos en el registro competente;
descripción y naturaleza del negocio, incluidos:
- fecha de inicio de las actividades comerciales;
- productos o servicios proporcionados;
- domicilio de la sede principal;
- estados financieros recientes de la entidad corporativa (si están disponibles).
La Compañía deberá, en la medida de lo posible, obtener el registro de miembros o una lista de los nombres y las direcciones de los accionistas que tengan una participación de control en la compañía. Cuando sea necesario, deberá obtener los datos que se exigirían a un cliente individual con respecto a los beneficiarios finales de los accionistas corporativos que, según conste, posean el diez por ciento (10 %) o más de las acciones emitidas de una compañía.
Fideicomisos
Si el Cliente es un fiduciario, la Compañía se asegurará de comprender la estructura del Fideicomiso, sobre la base de la información y la documentación proporcionadas por el Cliente, lo suficiente como para determinar quién aporta los fondos (por ejemplo, el fideicomitente), quiénes los controlan (por ejemplo, los fiduciarios) y qué personas o entidades tienen facultades para destituir a los fiduciarios. El fiduciario deberá verificar la identidad del fideicomitente o de cualquier persona que aporte activos al fideicomiso, de conformidad con los procedimientos de verificación de identidad de los clientes. Asimismo, deberá reconocer el propósito y la naturaleza del fideicomiso, así como la identidad de los fondos que se aportan a este. La Compañía determinará razonablemente si es necesario realizar una diligencia debida adicional.
Beneficiarios finales
Se debe realizar la debida diligencia sobre todos los propietarios principales identificados, de acuerdo con los siguientes principios:
Personas físicas: cuando el solicitante sea una persona física, la Compañía debe determinar claramente, sobre la base de la información y documentación proporcionadas por el Cliente, si este actúa en nombre propio.
Entidades jurídicas: cuando el Cliente sea una empresa, como una sociedad de inversión privada, la Empresa debe comprender la estructura de la sociedad, a partir de la información y documentación proporcionadas por el Cliente, lo suficiente como para determinar quién aporta los fondos, quiénes son los principales propietarios de las acciones y quiénes controlan los fondos; por ejemplo, los directores y quienes tienen la facultad de dar instrucciones a los directores de la empresa. En cuanto a los demás accionistas, la Empresa determinará razonablemente si es necesario realizar una diligencia debida adicional. Este principio se aplica independientemente de que el capital social esté representado por acciones nominativas o al portador.
2.2.4 Países de alto riesgo
La Compañía someterá a un mayor escrutinio a los clientes y beneficiarios finales que residan en países identificados por fuentes fiables como países con normas inadecuadas contra el lavado de dinero o de alto riesgo de delincuencia y corrupción, así como los fondos que procedan de dichos países. La Compañía aplicará normas más estrictas a las transacciones realizadas por clientes o beneficiarios finales domiciliados en esos países.
Jurisdicciones offshore
Los riesgos asociados con entidades constituidas en jurisdicciones offshore están contemplados en los procedimientos de debida diligencia establecidos en estas directrices. Sin embargo, la Compañía aplicará estándares más estrictos a las transacciones realizadas por clientes o beneficiarios finales domiciliados en dichas jurisdicciones.
Actividades de alto riesgo
Los clientes y beneficiarios finales cuya fuente de riqueza provenga de actividades conocidas por ser susceptibles al lavado de dinero estarán sujetos a un escrutinio reforzado.
Funcionarios públicos
Las personas que ocupan o han ocupado cargos de confianza pública, como funcionarios gubernamentales, altos ejecutivos de empresas estatales, políticos, dirigentes de partidos políticos, etc., así como sus familiares y personas cercanas, estarán sujetas a un escrutinio más estricto.
2.2.5 Responsabilidad de verificación
Es responsabilidad del MLRO verificar la identidad de cada nuevo solicitante al aceptar a un nuevo cliente. Los procedimientos de verificación deben completarse y debe obtenerse evidencia satisfactoria de la identidad del nuevo solicitante antes de enviarle un contrato de cliente, salvo en circunstancias excepcionales (según determine por escrito el responsable de Cumplimiento).
2.2.6 Procedimientos de verificación
El proceso de verificación debe documentarse mediante el registro de la información pertinente en el Cuestionario de identificación del cliente de la Empresa.
Si el personal tiene dudas sobre qué información debe obtener para verificar la identidad de un solicitante, debe consultar sin demora al responsable de prevención del lavado de dinero (MLRO) para recibir orientación y antes de iniciar cualquier operación.
2.2.7 Aprobación del responsable de cumplimiento AML
Una vez completado, el Cuestionario de identificación del Cliente deberá ser completado y firmado por el empleado o la persona designada por la Compañía, y entregado al Responsable de Cumplimiento para su archivo. Para cada solicitante, el Responsable de Cumplimiento también deberá refrendar los formularios y será responsable de determinar qué información adicional, incluida la documentación, se requiere antes de iniciar una relación comercial con el solicitante.
2.2.8 Procedimientos de conservación de registros
La Empresa también debe conservar todos los registros durante al menos 5 años a partir de la fecha de finalización de la transacción. Estos deben incluir registros que verifiquen la identidad de la contraparte y un registro de las transacciones realizadas con ese cliente o en su nombre.
2.2.9 Monitoreo y revisiones periódicas
La Empresa determinará con criterio razonable qué medidas adicionales de diligencia debida, si las hubiera, deben aplicarse a los clientes existentes y también implementará el siguiente sistema de revisión periódica de la actividad de las cuentas de los clientes:
- Clientes de bajo riesgo: cada 22 meses,
- Clientes de riesgo medio – cada 18 meses
- Riesgo alto – cada 12 meses.
Todo el personal tiene la obligación legal y regulatoria de informar sobre cualquier información que llegue a su conocimiento y que dé lugar a conocimiento o sospecha, o a motivos razonables para conocer o sospechar, que existe lavado de dinero. Por lo tanto, si un miembro del personal no sabe ni sospecha realmente, pero razonablemente debería haberlo sabido o sospechado, y no lo informa, estaría cometiendo un delito. A tal efecto, se debe mantener una vigilancia continua de las transacciones sospechosas. Conocer a sus clientes es la principal línea de defensa de la Empresa para prevenir o detectar actividades de lavado de dinero. Es importante que la Empresa verifique la identidad de las nuevas contrapartes y se asegure de que participan en actividades comerciales legítimas y comparten los altos estándares de integridad y prácticas comerciales de la Empresa.
En el pasado, el conocimiento en relación con el lavado de dinero se ha definido ampliamente e incluye: ignorar deliberadamente lo evidente; no realizar deliberadamente y de forma imprudente las indagaciones que realizaría una persona razonable y honesta; tener conocimiento de circunstancias que indicarían hechos a una persona honesta y razonable o que la llevarían a realizar indagaciones.
La sospecha se evalúa de forma subjetiva, aunque va más allá de la mera especulación. La existencia de motivos razonables para sospechar introduce un criterio objetivo, en lugar de un criterio subjetivo de sospecha. Por lo tanto, podría incluir la ceguera voluntaria (es decir, hacer caso omiso de lo evidente), la negligencia (no realizar las indagaciones adecuadas de forma temeraria) y la falta de una evaluación adecuada de los hechos y la información presentados o disponibles. Cabe señalar que la sospecha dependerá de la naturaleza de la relación y de la transacción, así como de las circunstancias particulares de cada caso.
Por lo tanto, la Compañía se asegurará de que su personal tome todas las medidas razonables, dadas las circunstancias particulares, para conocer al Cliente y los motivos de la transacción o instrucción. La Compañía conservará registros de los informes realizados por su personal y de los informes presentados a la Autoridad de Supervisión.
La Compañía tendrá la obligación de certificar que cada Cliente haya presentado debidamente firmado el Cuestionario de conocimiento del cliente (en adelante, el «KYC»).
La Compañía tendrá la obligación de brindar al Cliente la asistencia adecuada para completar correctamente el proceso KYC. La Compañía deberá informar a todos los Clientes sobre la importancia de completar el proceso KYC con precisión, a fin de poder brindar un servicio adecuado, proteger y promover los intereses del Cliente.
Conocer la experiencia del Cliente en materia de inversiones implica obtener información sobre las operaciones con instrumentos financieros que el Cliente haya realizado anteriormente, así como sobre el tipo y la cantidad de instrumentos involucrados y la frecuencia de las operaciones.
Con respecto a los objetivos de inversión del Cliente, la Compañía debe obtener información principalmente sobre el horizonte de inversión previsto (corto, mediano o largo plazo), así como sobre la tolerancia al riesgo del Cliente (baja, media o alta).
Además, la evaluación de las tenencias financieras del Cliente debe contemplar una visión más amplia de su cartera de activos, incluidos, entre otros, los ingresos del Cliente, sus activos principales (bienes inmuebles, activos financieros, objetos de valor y otros activos importantes), sus gastos mensuales y sus obligaciones de deuda.
La Compañía debe informar al Cliente de que deberá comunicar a la Compañía cualquier cambio futuro en sus datos y situación financiera.
Todo el personal tiene la obligación de informar, de acuerdo con estos procedimientos, sobre cualquier conocimiento o sospecha de blanqueo de capitales. Un empleado comete un delito si existen motivos razonables para sospechar o tener conocimiento de un caso de blanqueo de capitales y no lo informa. Por lo tanto, si tienes alguna sospecha, por pequeña que sea:
(a) Informe verbalmente y sin demora al responsable de reportes de lavado de dinero (MLRO) y complete este formulario de reporte. A partir de este momento, queda exento de toda responsabilidad penal personal. Sin embargo, debe cumplir las instrucciones del Oficial de Cumplimiento y de la gerencia con respecto al cliente y la transacción hasta que se resuelva el asunto;
(b) No podrá seguir gestionando la cartera del Cliente hasta recibir la autorización del Oficial de Cumplimiento;
(c) El Oficial de Cumplimiento debe revisar rápidamente la situación con la alta dirección;
(d) La revisión confirmará o descartará la sospecha. Si la confirma, la Compañía presentará un informe confidencial a las autoridades, que indicarán a la Compañía cómo proceder;
(e) No debe alertar al cliente ni a ninguna otra persona de que usted o la Compañía han presentado un informe;
(f) Si tiene dudas, consulte al responsable de Cumplimiento.
COMPLETA LO SIGUIENTE
- Nombre del cliente:
- País de constitución/origen:
- Tipo de cliente (subraye el tipo correspondiente):
- Sociedad anónima, sociedad colectiva
- Nombre del contacto:
- Posición:
- Datos de contacto:
- Teléfono:
- Fax:
6. ¿El cliente ya es cliente?
- Sí
- No. Proporciona toda la información de identificación disponible.
8. Sospechas surgidas o conocimiento obtenido durante el procedimiento de identificación:
(a) ¿Cómo llegó el cliente a conocernos?
(b) ¿Se completó la verificación de identidad?
(c) ¿Ha sido inusualmente difícil verificar la identidad del cliente?
En caso afirmativo, especifica:
9. Detalle a continuación cualquier conocimiento o sospecha de lavado de dinero, los motivos de su sospecha y cualquier otra información pertinente. Proporcione toda la información posible. Los siguientes puntos pueden servirle de ayuda:
(a) ¿Es habitual la función de algún fiduciario que participe en la gestión de la cartera?
(b) ¿Se realiza un pago en la cuenta mediante un cheque de un tercero que aparentemente no tiene relación alguna con el posible inversionista?
(c) ¿El pago se realiza mediante cheque en una cuenta en la que difieren el titular, el firmante y el posible inversionista?
(d) Otras circunstancias sospechosas:
10. MLRO: indique cualquier otra información pertinente que respalde o descarte la sospecha.
