1.1. ڈیٹا کی پروسیسنگ سے مراد ڈیٹا جمع کرنا، ریکارڈ کرنا، ترتیب دینا، ذخیرہ کرنا، اس میں تبدیلی کرنا، افشا کرنا، اس سے مشاورت کرنا، اسے حاصل کرنا، استعمال کرنا، منتقل کرنا، باہمی استعمال کرنا، تیسرے فریق کو منتقل کرنا یا اس تک رسائی دینا، ڈیٹا کو آپس میں منسلک کرنا، بند کرنا، حذف کرنا یا تلف کرنا، یا مذکورہ بالا کارروائیوں میں سے کئی کارروائیاں انجام دینا ہے، خواہ یہ کارروائیاں کسی بھی طریقے سے یا کسی بھی ذریعے سے انجام دی جائیں۔
1.2. فاریکس بروکریج فرم ڈیٹا پروسیسنگ میں استعمال ہونے والے ذرائع کی فہرست اور دستاویزات مرتب کرے گی اور ڈیٹا پروسیسنگ کا ریکارڈ رکھے گی۔ ڈیٹا پروسیسنگ میں استعمال ہونے والے ذرائع کی فہرست میں آلات کا نام، قسم اور تعداد، اور آلات بنانے والے کا نام شامل ہوگا؛ استعمال کیے جانے والے سافٹ ویئر کے لائسنس کا نام اور نمبر، اور سافٹ ویئر بنانے والے کا نام شامل ہوگا؛ نیز استعمال کیے جانے والے سافٹ ویئر کی دستاویزات کا مقام بھی درج ہوگا۔
1.3.ڈیٹا پروسیسنگ میں مصروف افراد صرف مقررہ شرائط کے تحت مجاز مقاصد کے لیے، اور موصول ہونے والی ہدایات اور احکامات کے مطابق ہی ڈیٹا پروسیس کریں گے۔ وہ اپنے فرائض کی انجام دہی کے دوران معلوم ہونے والے ایسے ڈیٹا کی رازداری برقرار رکھیں گے جو عوامی استعمال کے لیے نہیں ہے۔ FX Firm کے ساتھ ملازمت یا سروس کا تعلق ختم ہونے کے بعد بھی رازداری کی یہ پابندی برقرار رہے گی۔
1.4. ڈیٹا کی غیر مجاز پروسیسنگ (بشمول ریکارڈ کرنا، تبدیل کرنا، حذف کرنا، پڑھنا، نقل کرنا، (منتقل کرنا)، ریکارڈز کی غیر مجاز منتقلی اور ڈیٹا کا کوئی بھی دوسرا غیر مجاز استعمال جو سرکاری فرائض میں شامل نہ ہو) ممنوع ہے۔
1.5. ڈیٹا کمیونیکیشن آلات کے ذریعے ڈیٹا منتقل کرتے وقت یا ریکارڈز کی منتقلی کے دوران، ضرورت پڑنے پر ڈیٹا کی انکرپشن سمیت مناسب حفاظتی اقدامات نافذ کیے جائیں گے۔
1.6. ڈیٹا بیس کے ہر صارف کو ذاتی تصدیقی ذرائع فراہم کیے جائیں گے تاکہ وہ ڈیٹا بیس استعمال کر سکے۔ الیکٹرانک ڈیٹا بیسز کا رسائی پاس ورڈ کم از کم ہر سہ ماہی میں ایک بار تبدیل کیا جائے گا۔ پاس ورڈ خودکار طور پر درج کرنے کے کسی بھی طریقے کا استعمال ممنوع ہوگا۔ ڈیٹا پراسیسنگ سسٹم کے کسی صارف کو ایسے ڈیٹا تک رسائی حاصل نہیں ہوگی جو مجاز ڈیٹا پراسیسنگ اور اس مخصوص صارف کے فرائض کی انجام دہی کے لیے ضروری نہ ہو۔
1.7. فاریکس بروکریج فرم اس بات کو یقینی بنانے کے لیے مناسب اور کافی اقدامات کرے گی کہ ڈیٹا کی پروسیسنگ کی ہر کارروائی کا ریکارڈ محفوظ ہو، جس سے بعد میں کارروائی کرنے والے شخص، کارروائی کی نوعیت اور وقت، اور دیگر متعلقہ حقائق کی شناخت ممکن ہو۔ ان حقائق میں یہ بھی شامل ہوگا کہ کون سا ڈیٹا کب، کس کے ذریعے درج، تبدیل یا حذف کیا گیا، یا ڈیٹا پروسیسنگ سسٹم میں کون سا ڈیٹا کب اور کس کے ذریعے دیکھا گیا، نیز ڈیٹا کی کسی بھی منتقلی کی معلومات۔ ڈیٹا یا دستاویزات میں کوئی بھی تبدیلی کیے جانے پر، تبدیلی سے پہلے کے ڈیٹا کا مواد بحال کرنے کا امکان دستیاب ہوگا۔
1.8. فاریکس بروکریج فرم کا مینیجر یا ملازم اس معقول توقع پر انحصار کرے گا کہ جمع کرایا گیا ڈیٹا درست ہے۔ سرمایہ کاری فرم کا مینیجر یا ملازم وقتاً فوقتاً ڈیٹا بیس میں موجود ڈیٹا کی درستگی کی تصدیق کرے گا۔ اس کے لیے ڈیٹا جمع کرانے والے شخص سے کہا جائے گا کہ وہ ڈیٹا چیک کرے اور، اگر ضروری ہو، تو اس میں تصحیح کرے یا اس کی درستگی کی تصدیق کرے۔
1.9. سرمایہ کاری فرم کے مینیجر یا ملازم کے علم میں آنے والا کوئی بھی نامکمل یا غلط ڈیٹا بند کیا جائے گا، اور متعلقہ ڈیٹا کو مکمل اور درست کرنے کے لیے تمام ضروری اقدامات فوری طور پر کیے جائیں گے۔ ڈیٹا سے متعلقہ شخص کی درخواست پر، سرمایہ کاری فرم کا مینیجر یا ملازم ڈیٹا بیس میں اس شخص سے متعلق کسی بھی غلط ڈیٹا کو درست کرے گا، بشرطیکہ وہ شخص مینیجر یا ملازم کو ڈیٹا کی غلطی سے آگاہ کرے اور درست ڈیٹا فراہم کرے۔ غلط ڈیٹا کو درست ڈیٹا کے ساتھ محفوظ کیا جائے گا، اور اس میں ایک نوٹ بھی شامل ہوگا جس میں بتایا جائے گا کہ غلط ڈیٹا کس مدت کے دوران استعمال کیا گیا۔
1.10. اگر ڈیٹا کی درستگی متنازع ہو، تو اس ڈیٹا کو اس وقت تک محدود رکھا جائے گا جب تک اس کی درستگی کی تصدیق نہ ہو جائے یا درست ڈیٹا کا تعین نہ کر لیا جائے۔ ڈیٹا فراہم کرنے یا وصول کرنے والے تیسرے فریقوں کو ڈیٹا میں کی گئی کسی بھی اصلاح کے بارے میں فوری طور پر مطلع کیا جائے گا، بشرطیکہ یہ تکنیکی طور پر ممکن ہو اور اس پر غیر متناسب اخراجات نہ آئیں۔
1.11. ڈیٹا پروسیسنگ سسٹم کے خودکار فیصلے، جن میں متعلقہ شخص کی شرکت شامل نہ ہو، صرف قانون میں بیان کردہ شرائط اور طریقۂ کار کے مطابق ہی کیے جا سکتے ہیں۔
2.1. ڈیٹا سے متعلقہ شخص کو ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کے لیے دی گئی رضامندی کسی بھی وقت واپس لینے کا حق حاصل ہے۔ ایسی صورت میں، سرمایہ کاری فرم متعلقہ حد تک ڈیٹا کی پروسیسنگ بند کر دے گی۔
2.2. ہر شخص کو اپنے متعلق اس ڈیٹا تک رسائی کا حق ہے جو ڈیٹابیس میں جمع کیا گیا ہو، الا یہ کہ قانون اس حق پر پابندی عائد کرے۔ ڈیٹا تک رسائی کی اجازت دینے یا روکنے اور ڈیٹا کی نقول جاری کرنے کے فیصلے FX Firm کے ایگزیکٹو مینیجر کریں گے۔
2.3. متعلقہ شخص کی درخواست پر، FX فرم اسے ڈیٹا بیس میں اس کے بارے میں دستیاب ڈیٹا، اس ڈیٹا کے ذرائع، ڈیٹا پروسیسنگ کا مقصد، اور ایسے تیسرے فریقوں یا تیسرے فریقوں کے زمروں کے بارے میں مطلع کرے گی جنہیں ڈیٹا منتقل کرنے کی اجازت دی گئی ہے۔ اس کے علاوہ، ڈیٹا بیس کے مالک (پروسیسر) پر متعلقہ شخص کو مطلع کرنے کے لیے لازم دیگر حقائق سے بھی آگاہ کرے گی، الا یہ کہ معلومات حاصل کرنے کے متعلقہ شخص کے حق پر قانون کے تحت پابندی ہو۔ اگر ممکن ہو تو، ڈیٹا متعلقہ شخص کے بتائے ہوئے طریقے سے، متعلقہ درخواست موصول ہونے کے پانچ کاروباری دنوں کے اندر فراہم کیا جائے گا۔
2.4. قانون میں بیان کردہ صورتوں میں، ڈیٹا ایسے تیسرے فریقوں کو فراہم کیا جائے گا جنہیں قانون کے تحت یہ ڈیٹا طلب کرنے اور وصول کرنے کا حق حاصل ہو۔ دیگر تمام صورتوں میں، ڈیٹا تیسرے فریقوں کو صرف اسی صورت میں فراہم کیا جائے گا جب متعلقہ شخص نے اس کی رضامندی دی ہو۔
2.5. مجاز افراد انویسٹمنٹ فرم میں موقع پر ڈیٹا بیسز کے قیام سے متعلق دستاویزات اور ڈیٹا بیسز سے متعلق دیگر تمام دستاویزات کا جائزہ لے سکتے ہیں۔
3.1. سرمایہ کاری فرم ڈیٹا بیس میں عوامی طور پر دستیاب کوئی بھی ڈیٹا یا ڈیٹا سے متعلق افراد کی جانب سے رضاکارانہ طور پر فراہم کردہ کوئی بھی ڈیٹا جمع کر سکتی ہے۔ کلائنٹس سے صرف وہی ڈیٹا طلب کیا جا سکتا ہے جو انہیں خدمات فراہم کرنے اور/یا ان کی درخواست کردہ کارروائیاں انجام دینے کے لیے ضروری ہو۔
3.2. فاریکس بروکریج فرم کلائنٹس کا ڈیٹا صرف اسی حد تک جمع اور پروسیس کرے گی جو مقررہ مقاصد (خدمات کی فراہمی) کے حصول کے لیے ضروری ہو، اور اسے اسی مخصوص مقصد کے مطابق استعمال کرے گی۔ غیر ضروری ڈیٹا فوراً حذف یا تلف کر دیا جائے گا۔ پہلے سے طے شدہ طریقے کے علاوہ کسی اور طریقے سے ڈیٹا کا استعمال صرف متعلقہ ڈیٹا سبجیکٹ کی رضامندی سے یا قانون میں بیان کردہ شرائط کے تحت ہی جائز ہے۔
3.3. FX فرم کے مینیجرز اور ملازمین خدمات کی فراہمی سے متعلق ڈیٹا اور دستاویزات کا اندراج اور انہیں محفوظ کریں گے، جن میں شامل ہیں:
a) وہ دستاویزات جو FX بروکریج فرم اور کلائنٹس کے حقوق و فرائض یا فرم کی جانب سے کلائنٹس کو خدمات فراہم کرنے کی شرائط بیان کرتی ہیں؛
b) فراہم کردہ خدمات اور لین دین کی تفصیلات، نیز کلائنٹس اور FX Firm کے درمیان ہونے والے تمام رابطوں کا ریکارڈ، اس حد تک کہ خدمات کی فراہمی کے دوران FX Firm کے اقدامات کا جائزہ لیا جا سکے۔
3.4. FX بروکریج فرم کے مینیجرز اور ملازمین، FX فرم کے کاروبار اور انتظام سے متعلق فیصلوں کا ریکارڈ درج اور محفوظ کریں گے، اور فرم کے داخلی طریقۂ کار کے قواعد محفوظ رکھیں گے۔
3.5. FX بروکریج فرم کے انتظامی بورڈ کی جانب سے مقرر کردہ ایک شخص دستاویزات کا ریکارڈ رکھے گا اور قانون اور داخلی طریقۂ کار کے قواعد میں طے کردہ شرائط اور طریقہ کار کے مطابق ان دستاویزات کو محفوظ رکھنے اور آرکائیو کرنے کا انتظام کرے گا (بشمول محفوظ رکھنے کی مدت)۔
3.6. FX بروکریج فرم ڈیٹا کم از کم پانچ سال تک محفوظ رکھے گی، جب تک کہ قانون، مالیاتی خدمات کی اتھارٹی کے ضوابط، FX فرم کے داخلی قواعد یا اس کے انتظامی اداروں کے فیصلوں میں ڈیٹا یا دستاویزات محفوظ رکھنے کے لیے کوئی دوسری مدت مقرر نہ کی گئی ہو۔
3.7. FX بروکریج فرم کی جانب سے کلائنٹس کو خدمات فراہم کرنے سے متعلق کلائنٹ معاہدوں اور/یا شرائط کو کم از کم اس وقت تک محفوظ رکھا جائے گا جب تک کلائنٹ کو ٹریڈنگ سروسز یا ان سے متعلقہ معاون خدمات فراہم کرنے سے وابستہ معاہداتی یا دیگر قانونی تعلق برقرار رہے، الا یہ کہ قانون کے تحت اس سے زیادہ مدت مقرر ہو۔
